Facturen
Automatische betalingsherinneringen in Ovora Helpcentrum
Stel automatische en handmatige betalingsherinneringen in bij Ovora. Vóór en na vervaldatum, instellingen en combineren — voor zzp'ers en vakmensen.
5 min lezen
Ovora ondersteunt automatische en handmatige betalingsherinneringen. Automatisch betekent: Ovora stuurt op het juiste moment een e-mail zolang de factuur openstaat. Handmatig betekent: jij kiest zelf wanneer je opnieuw mailt vanuit de factuur.
Waar stel je dit in?
Instellingen → Documenten → Facturen — sectie Automatische betalingsherinneringen.
Daar zet je twee soorten aan of uit:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Herinnering vóór vervaldatum | E-mail vóór of op de vervaldag, zolang de factuur nog openstaat |
| Herinnering na vervaldatum | E-mail nadat de vervaldatum is verstreken en de factuur nog openstaat |
Standaard staan beide aan voor nieuwe accounts. Je kunt timing en verzendtijd per type instellen.
Timing vóór vervaldatum
Als Herinnering vóór vervaldatum aan staat, kies je wanneer de eerste mail gaat:
- 3 dagen vóór vervaldatum
- 1 dag vóór vervaldatum (standaard)
- Op vervaldag
Handig als klanten de termijn over het hoofd zien. De mail bevat de factuur en eventueel de betaallink.
Timing na vervaldatum
Als Herinnering na vervaldatum aan staat, kies je hoeveel dagen na de vervaldatum Ovora mailt:
- 3 dagen na vervaldatum
- 7 dagen na vervaldatum (standaard)
- 14 dagen na vervaldatum
Alleen facturen die dan nog openstaan krijgen deze herinnering.
Verzendtijd
Bij minstens één automatische herinnering kun je een verzendtijd instellen (standaard 09:00). Ovora verstuurt rond dat tijdstip.
Handmatig vs. automatisch
| Automatisch | Handmatig | |
|---|---|---|
| Wie beslist | Ovora op basis van vervaldatum + instellingen | Jij per factuur |
| Waar | Instellingen → Documenten → Facturen | Factuur → Betalingsherinnering sturen |
| Wanneer | Vóór/op/na vervaldatum volgens planning | Wanneer jij wilt (bijv. tweede follow-up) |
| Na eerdere mail | Ovora stuurt niet dubbel voor hetzelfde automatische moment | Je kunt altijd opnieuw handmatig sturen |
Combinatie: veel zzp'ers laten automatische herinneringen aan en sturen daarnaast zelf een extra mail als dat nodig is. Handmatig sturen kan ook nadat Ovora al automatisch heeft gemaild.
Stappen voor handmatig: Betalingsherinnering sturen.
Voor welke facturen?
Automatische herinneringen gelden voor normale facturen met status verzonden of gedeeltelijk betaald, een vervaldatum en een klant-e-mailadres. Creditfacturen krijgen standaard geen automatische herinneringen (zie instelling Herinneringen versturen voor creditfacturen — standaard uit).
Creditfactuur-herinneringen (optioneel)
Onder Creditfacturen in dezelfde instellingenpagina kun je Herinneringen versturen voor creditfacturen aanzetten. Standaard staat dit uit, omdat credits meestal geen betalingsopvolging nodig hebben.
Tips
- Zet online betalingen en betaallinks aan — herinneringen werken het best met een betaalknop.
- Kies een realistische betaaltermijn (14 dagen is gebruikelijk).
- Lees wanneer stuur je een herinnering voor timing-advies naast de automatische planning.
Veelgestelde vragen
Stuurt Ovora meerdere automatische mails per factuur?
Ja, als je zowel vóór als na vervaldatum aan hebt staan, kan een factuur twee automatische momenten krijgen — elk type maximaal één keer per factuur.
Kan ik na een automatische mail nog handmatig sturen?
Ja. Open de factuur en kies Betalingsherinnering sturen.
Werkt dit bij handmatige bankoverschrijving?
Ja. De herinnering bevat de factuur en betaalgegevens; jij registreert de betaling zodra die binnen is.