Factuur maken: stappen die kloppen

Een factuur maken doe je in vier stappen: klant kiezen, regels met btw toevoegen, totalen controleren, versturen met betaallink. Begin vanuit een geaccepteerde offerte als die er is, dan overtypen is niet nodig.

Loop dit kort af:

• Klantnaam en adres kloppen
• Uniek factuurnummer en datum
• Omschrijving in begrijpelijke taal
• Juiste btw of KOR-vermelding, zie factuureisen en btw berekenen
• Betaaltermijn of iDEAL-link

Je hebt akkoord op de offerte, of je begint opnieuw. Kies de klant, zet de werkzaamheden erin en controleer het totaal. Vergelijk met een voorbeeld factuur of factuur template als je de opbouw wilt zien.

Daarna verstuur je per e-mail of deel je een link. De klant betaalt via iDEAL.

Bij grotere klussen: eerst een aanbetalingsfactuur, later de eindfactuur. Moet er iets terug? Gebruik een creditfactuur in plaats van de oude te wissen. Werk je met KOR? Zie KOR-factuur.

Een factuur met alleen ?werkzaamheden ?900? roept vaak vragen op. Schrijf liever ?6 uur montage?, ?bevestigingsmateriaal? en ?voorrijkosten?, met de bedragen ernaast. Bij een reparatie kan dat uitkomen op ?420 arbeid, ?168 materiaal en ?35 voorrijkosten, waarna de klant de opbouw direct begrijpt.

Gebruik een omschrijving die past bij de opdracht, niet bij je interne afkortingen. Een projectnummer of orderreferentie kan nuttig zijn voor zakelijke klanten. Controleer ook je eigen gegevens en het factuurnummer voordat je verzendt.

Een factuur met een verkeerd rekeningnummer of een onduidelijke termijn leidt tot vertraging, ook wanneer het werk goed is uitgevoerd. Controleer deze gegevens altijd vóór verzending.

Particulieren betalen soms sneller met een duidelijke termijn van veertien dagen en een iDEAL-link. Zakelijke klanten kijken vaker naar PO-nummer en interne goedkeuring. Pas de toelichting aan op wie de factuur ontvangt.

Software kan standaardwaarden invullen, maar jij blijft verantwoordelijk voor de juiste gegevens op elk document.

Heb je al een aanbetaling gefactureerd? Vermeld op de eindfactuur wat al is betaald en wat nog openstaat. De klant ziet dan dat het restbedrag logisch is.

Gebruik dezelfde regels als in de offerte of aanbetaling. Bij een keukenmontage van €2.400 totaal en €720 aanbetaling blijft de eindfactuur van €1.680 herkenbaar als de posten gelijk blijven.

Zo voorkom je discussie over “waarom is het totaal nu anders” terwijl alleen de fase is veranderd.

Als timmerman, installateur of loodgieter sta je vaak nog bij de klant wanneer het werk klaar is. Maak de factuur terwijl je de uitgevoerde regels nog paraat hebt.

Noteer uren, gebruikte onderdelen en eventuele goedgekeurde meerwerkregels. Een factuur van €528 met €360 arbeid, €143 materiaal en €25 voorrijkosten is direct te controleren door de klant.

Verstuur pas na een laatste check op naam, nummer, datum en btw-instelling. Snel op locatie werken betekent niet overhaast verzenden.