Aan de slag
Excel-overstap checklist: handleiding in Ovora Helpcentrum
Checklist om over te stappen van Excel naar Ovora zonder data te missen. Duidelijke stappen voor zzp’ers en vakmensen in het Ovora Helpcentrum.
6 min lezen
Excel werkt tot het niet meer werkt: verkeerde totalen, zoekgeraakte versies, vergeten opvolging. Deze checklist helpt je gestructureerd overstappen naar Ovora, zodat je niet halverwege twee systemen half gebruikt.
Fase 0 — Beslissen wat je meeneemt
- Actieve klanten (niet per se iedereen sinds 2015)
- Standaardregels / prijslijst
- Laatste factuurnummer
- Logo en vaste teksten
- Openstaande Excel-facturen die je nog wilt innen
- Map met oude PDF’s als archief (niet per se importeren)
Bewaar oude Excel-bestanden. Je hoeft ze niet allemaal om te zetten; archief mag archief blijven.
Fase 1 — Account klaarzetten
- Account aangemaakt
- Bedrijfsgegevens compleet (KvK, btw, IBAN indien relevant)
- Logo geüpload
- Factuurnummering en offertenummering ingesteld
- Standaard betaaltermijn gekozen
- BTW-gedrag begrepen (btw op offerte en factuur)
Fase 2 — Data importeren
- Klantenbestand opgeschoond (dubbele namen, ontbrekende e-mails)
- CSV gemaakt en geïmporteerd via CSV-import
- Steekproef: 5 klanten gecontroleerd
- Favoriete regels of productcatalogus gevuld
- BTW-gedrag gecontroleerd op een testregel
- Eén testofferte en één testfactuur gemaakt
Fase 3 — Betalen en versturen
- Mollie gekoppeld (als je iDEAL wilt)
- Testfactuur naar jezelf gestuurd
- Betaalknop gecontroleerd
- Herinneringsflow begrepen
- Afgesproken met jezelf: nieuwe klussen alleen nog in Ovora
Fase 4 — Eerste echte week
- Nieuwe offertes alleen nog in Ovora
- Geaccepteerde offertes omzetten naar factuur
- Openstaande posten wekelijks checken
- Boekhouder geïnformeerd over nieuwe exports (UBL indien nodig)
- Excel alleen nog voor archief of berekeningen buiten facturen
Veelgemaakte Excel-valkuilen
Formules die “bijna” kloppen — In Ovora rekent de software totalen en btw. Minder kans op een verschoven cel.
Bestandsnamen als offerte-final-ECHT-v3.xlsx — Eén systeem, één status per document.
Geen opvolging — Status en herinneringen zitten in de tool, niet in je hoofd.
Uitgebreidere uitleg: van Excel overstappen en factuurprogramma vs Excel. Overzicht: factuurprogramma.
Succescriterium na twee weken
- Nieuwe offertes alleen in Ovora
- Minstens één akkoord digitaal of handmatig vastgelegd
- Minstens één factuur verstuurd (liefst met iDEAL)
- Geen nieuwe “final-v3.xlsx” meer voor klanten
Kostenplaatje: wat kost facturatiesoftware. Prijzen: prijzen.
Stopregel
Zet een datum: vanaf die dag maak je geen nieuwe offertes of facturen meer in Excel. Oude bestanden blijven archief. Zonder stopregel blijf je twee systemen voeden. Plak de datum in je agenda. Rond openstaande Excel-facturen nog daar af, of zet ze bewust over met een nieuw nummer in Ovora. Na twee weken check je of je nog Excel-facturen hebt gemaakt; zo ja, herhaal de stopregel en vul ontbrekende favorieten bij.