Factuurnummer-regels: handleiding in Ovora Helpcentrum

Elke factuur heeft een uniek factuurnummer. Dat nummer is belangrijk voor je administratie, je boekhouder en de Belastingdienst. In Ovora loopt de nummering automatisch door — jij stelt alleen het systeem eenmalig goed in en houdt daarna discipline bij correcties.

Wat zegt de wet (praktisch)?

Factuurnummers moeten uniek zijn en in een doorlopende reeks lopen. Je mag geen twee facturen met hetzelfde nummer hebben. Een logische volgorde (bijvoorbeeld per kalenderjaar) maakt controle eenvoudiger voor iedereen.

Concepten tellen meestal nog niet mee totdat je de factuur definitief maakt of verstuurt — volg de status in Ovora. Bewaar facturen volgens de wettelijke bewaarplicht. Ovora bewaart documenten in je account; exporteer periodiek wat je boekhouder nodig heeft.

Nummering instellen in Ovora

Stap 1 — Ga naar Instellingen → Documenten → Facturen (of factuurnummering).

Stap 2 — Kies een prefix, bijvoorbeeld FAC-2026- of 2026-. Een herkenbaar jaar in het nummer helpt bij zoeken.

Stap 3 — Stel het startnummer in als je overstapt van een ander systeem. Noteer eerst het laatste gebruikte nummer in Excel of je oude tool.

Stap 4 — Sla op. Nieuwe facturen krijgen automatisch het volgende nummer.

Details: factuurnummering. Offertes hebben een aparte reeks; zie offertenummering. Houd die bewust gescheiden, zodat je administratie overzichtelijk blijft.

Goede gewoontes

Eén reeks per administratie — Houd het simpel. Eén doorlopende reeks per jaar werkt voor de meeste zzp’ers. Extra series “omdat het handig lijkt” maken later zoeken lastiger.

Niet handmatig creatief nummeren — Spring niet heen en weer tussen series zonder reden. Dat maakt het lastig voor je boekhouder en voor jezelf bij openstaande posten.

Creditfacturen — Een creditfactuur krijgt meestal een eigen nummer in dezelfde of een gekoppelde reeks. Maak credits via de oorspronkelijke factuur; zie creditfactuur. Verzin geen “min-factuur” buiten het systeem.

Overstappen — Kom je uit Excel of een ander pakket? Noteer het laatste nummer en start in Ovora één hoger. Importeer klanten via CSV-import, maar importeer oude factuurnummers niet lukraak opnieuw.

Wat als er iets misgaat?

Heb je per ongeluk een concept met het verkeerde nummer? Corrigeer vóór versturen. Is een factuur al verstuurd met een fout in de inhoud? Maak geen tweede factuur met hetzelfde nummer. Corrigeer met een creditfactuur en stuur zo nodig een nieuwe, correcte factuur met een nieuw nummer.

Verwijder verzonden facturen niet zomaar uit je administratie. Bespreek twijfelgevallen met je boekhouder — vooral als btw al is aangegeven.

Checklist

1. Prefix en startnummer ingesteld?
2. Geen overlap met oude software?
3. Offerte- en factuurnummers gescheiden?
4. Creditflow bekend?
5. Boekhouder weet hoe jij nummert?

Daarna kun je rustig facturen maken zonder nummers bij te houden in een schriftje. Meer context: factuursoftware.

Prefix-voorbeelden die werken

• 2026-001, 2026-002 — duidelijk per kalenderjaar
• FAC-2026-001 — herkenbaar in je mailbox en bankomschrijving
• Aparte offertenummers zoals OFF-2026-001 — voorkomt verwarring met facturen

Kies iets wat jij en je boekhouder meteen snappen. Bij overstap uit Excel: Excel-checklist. Wettelijke inhoud: factuureisen Nederland.

Gerelateerde artikelen

• Factuurnummering
• Factuur maken
• Creditfactuur maken
• Offertenummering
• Factuursoftware