Digitaal archief zonder schoenendoos
Digitaal archiveren betekent vaste nummers, doorzoekbare PDF’s en UBL waar nodig. Zo vind je factuur 23 terug zonder schoenendoos. Lever periodiek aan je boekhouder wat zij nodig hebben, jij archiveert operationeel, zij boekhoudkundig.
Voorbeeld uit Ovora
Factuur zoals in Ovora, fictieve demo-gegevens
Bewaarplicht vraagt orde
Je moet facturen kunnen terugvinden. Digitaal op één plek is betrouwbaarder dan USB-sticks en mailmappen.
Ovora houdt documenten bij de bron: je administratie-account.
Praktijkvoorbeeld met bedragen
Reken niet met ronde “mooie” marketingbedragen. Een realistische uitsplitsing voorkomt discussie:
- Hoofdpost: €491
- Extra / materiaal: €116
- Toeslag of voorrijkosten: €36
- BTW 21%: €135,03
- Totaal incl. btw: €778,03
Pas dit toe op je volgende klus
Geen theorie: maak of zet om naar een factuur. 14 dagen Pro. Daarna Free of Pro voor €15/m. Maandelijks opzegbaar.
Veelgemaakte fouten
Controleer deze punten vóór je verstuurt:
- Onduidelijke omschrijving zonder eenheden
- Verkeerd of ontbrekend btw-tarief
- Geen betaaltermijn of betaalwijze
- Handmatig overtypen van offerte naar factuur
- Geen vast factuurnummer of incomplete bedrijfsgegevens
Hoe Ovora hierbij helpt
Zet regels, btw en klantgegevens één keer goed. Bij omzetting van offerte naar factuur blijven bedragen staan. Ovora ondersteunt online betalen met een betaalknop (iDEAL). Meer lezen: digitale facturen.
Gebruik favoriete regels voor terugkerend werk. Exporteer PDF of UBL wanneer je boekhouder dat vraagt.
Samenwerken met de boekhouder
UBL en PDF-exports verkorten de verwerkingstijd van je boekhouder. Jij archiveert operationeel; zij boekhoudkundig.
Lever periodiek aan wat zij nodig hebben.
Zoeken op klant en datum
Bij vragen van klant of Belastingdienst wil je binnen minuten het juiste document. Filters en klantkaarten helpen.
PDF-download blijft mogelijk voor externe opslag.
Veelgestelde vragen
Moet ik alles ook lokaal downloaden?
Een periodieke export/PDF-back-up kan verstandig zijn. Overleg wat bij jouw risico past.
Hoe lang bewaar ik facturen?
Volg de wettelijke bewaartermijnen; je boekhouder noemt de actuele termijn voor jouw situatie.
Wat doe ik met oude papieren facturen?
Bewaar volgens bewaarplicht. Nieuwe stroom digitaal in Ovora voorkomt groei van de stapel.
Gerelateerde pagina's
- Digitale facturen zonder printerDigitale facturen verstuur en archiveer je zonder printer: als PDF of via een betaalpagina, met vast factuurnummer en btw-specificatie. In Ovora zie je de status (open, betaald, herinnering) en stuur je een betaalknop (iDEAL) mee.
- UBL-facturen voor je administratieJe boekhouder vraagt om UBL, of je klant wil e-facturen. Jij wilt geen gegevens opnieuw overtypen in een ander programma. In Ovora exporteer je een verzonden factuur als UBL-bestand, naast de PDF voor je klant.
- ZZP-administratie die je wél bijhoudtAdministratie als ondernemer of zzp'er begint bij nette offertes en facturen, openstaande posten en exports voor je boekhouder. Je hoeft geen volledig boekhoudpakket te draaien om btw en omzet overzichtelijk te houden, wél vaste nummers, complete klantgegevens en tijdige herinneringen.
- PDF-facturen die meteen kloppenEen PDF-factuur moet uit je echte gegevens komen: nummer, btw, klant en totalen. Genereer hem uit software in plaats van een los Word-bestand. Bewaar de PDF bij de factuurstatus, zodat je later kunt aantonen wat je verstuurde.
- Van Excel naar OvoraJe wilt niet opnieuw beginnen. Exporteer klanten uit Excel als CSV, importeer in Ovora, en maak nieuwe offertes en facturen in een vaste structuur, met betaalknoppen (iDEAL) in plaats van alleen een rekeningnummer in een cel. Oude Excel-bestanden archiveer je.
Handige rekentools
Meer uitleg in het Helpcentrum
Start gratis met je volgende document
Start gratis. 14 dagen Pro, daarna Free of Pro voor €15/m. Daarna vanaf €15 per maand als het bevalt.
14 dagen Pro. Daarna Free of Pro voor €15/m. Maandelijks opzegbaar.