Facturen
Periodieke factuurreeks beheren: pauzeren, wijzigen, stoppen
Pauzeer, hervat of stop een periodieke factuurreeks in Ovora Help. Plan een prijswijziging, voorkom dubbelen, en los mislukte verzending op.
7 min lezen
Op het reeksdetail (Facturen → Periodiek → [reeks]) beheer je een lopende periodieke factuur. Verstuurde facturen blijven altijd staan; acties gelden voor de planning vooruit.
Pauzeren en hervatten
- Pauzeer reeks — er worden geen nieuwe facturen meer gepland tot je hervat. Optioneel: hervatdatum invullen.
- Hervat reeks — de planning loopt weer vanaf de volgende geldige datum. Gemiste periodes kun je inhalen volgens je schema.
Gebruik pauzeren bij vakantie, opschorting van onderhoud of tijdelijke stop van een abonnement. Documenteer de afspraak met de klant buiten Ovora indien nodig.
Stoppen en archiveren
- Stop reeks — definitief. Geplande toekomstige facturen komen niet meer. Bevestiging vereist. Er is geen aparte “verwijder reeks”-knop: stoppen + archiveren houdt je overzicht schoon.
- Archiveer — beschikbaar als de reeks gestopt of voltooid is. Historie en verstuurde facturen blijven bewaard.
- Haal uit archief — indien je de reeks weer wilt zien in het archieffilter.
Stoppen wist geen eerder verstuurde facturen.
Einddatum of stop na aantal facturen
Onder Instellingen op de reeks kun je het einde wijzigen:
- doorlopend (geen einddatum);
- stop op een datum;
- stop na een aantal facturen.
Handig voor trajecten of tijdelijke huur.
Bedrag, titel of regels wijzigen
Wil je titel of bedrag wijzigen vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld prijsverhoging per 1 januari)?
- Open de reeks.
- Kies Wijziging inplannen.
- Vul het nieuwe bedrag of de titel in en kies de ingangsdatum.
- Bevestig. Reeds verstuurde facturen blijven ongewijzigd.
Kleine regelwijzigingen op de reeks gelden alleen voor toekomstige facturen.
Frequentie wijzigen
De frequentie (week, maand, kwartaal, jaar) stel je in bij het starten van de reeks. Wil je later van maand naar kwartaal? Stop de oude reeks en start een nieuwe met de juiste frequentie. Zo blijft de historie van de oude reeks intact.
Klant wijzigen of verwijderen
- Andere klant op dezelfde reeks: er is geen “klant wisselen”-actie op een lopende reeks. Stop de reeks en start een nieuwe voor de juiste klant.
- Gegevens van dezelfde klant (adres, e-mail): pas de klantkaart aan. Nieuwe periodieke facturen gebruiken actuele klantgegevens; al verstuurde facturen houden hun snapshot.
- Klant archiveren of verwijderen terwijl een reeks loopt: pauzeer of stop de reeks eerst. Zonder geldig e-mailadres komt een geplande run in de wachtrij in plaats van automatisch de deur uit.
Eén periode overslaan
Staat er iets in de wachtrij? Kies Overslaan voor die ene periode. De reeks gaat daarna verder. Handig bij een overgeslagen onderhoudsbeurt of een maand die al handmatig is gefactureerd.
Dubbele facturen voorkomen
- Start vanaf een bestaande factuur: controleer de startdatum zodat de eerstvolgende periode niet overlapt met wat je al verstuurde.
- Start geen tweede reeks voor dezelfde klant en dienst terwijl de oude nog actief is. Pauzeer of stop de oude eerst.
- Ovora plant occurrences uniek per periode; bij twijfel check het reeksoverzicht en de komende datums.
Mislukte verzending of “waarom niet automatisch verstuurd?”
Controleer op het reeksdetail en in de wachtrij:
- Staat de modus op Eerst goedkeuren? Dan ligt de factuur klaar tot jij goedkeurt — dat is geen fout.
- Ontbreekt het e-mailadres van de klant? Dan gaat de run naar de wachtrij.
- Lukt de Mollie-betaallink niet terwijl die aanstaat? Dan blokkeert verzenden en komt de factuur in de wachtrij (zelfde gedrag als handmatig versturen).
- Zit je op Free en is de maandlimiet bereikt? Dan landt verzenden in de wachtrij tot er weer ruimte is of je Pro gebruikt.
- Is de reeks gepauzeerd of gestopt? Dan worden er geen nieuwe facturen gepland.
Na een storing of pauze kunnen oudere periodes in de wachtrij verschijnen; keur goed of sla over.
Abonnement verlopen of account gesloten
- Account gesloten: actieve reeksen worden gepauzeerd; de cron genereert en verstuurt niets meer voor dat account.
- Free / verzendlimiet: reeksen blijven bestaan, maar verzenden volgt dezelfde limiet als gewone facturen. Boven de limiet: wachtrij.
- Pro opgezegd: je valt terug op Free-limieten; online betalen (Mollie) valt weg. Zie verschil Free en Pro en terug naar Free.