Periodieke facturen zonder elke maand opnieuw te typen
Periodiek factureren is één keer een reeks instellen: klant, regels, bedrag en frequentie (week, maand, kwartaal of jaar). Ovora maakt de factuur op schema, vult de periode in en verstuurt hem automatisch of na jouw akkoord in de wachtrij. PDF en iDEAL-betaallink blijven gewoon werken.
Voorbeeld uit Ovora
Factuur zoals in Ovora, fictieve demo-gegevens
Kort antwoord
Met periodieke facturen (ook wel terugkerende of automatische facturen) stel je vaste diensten één keer in. Denk aan onderhoudscontracten, schoonmaak, huur, contributies of maandelijkse service. Ovora plant de facturen; jij kiest per reeks of ze eerst in de wachtrij komen of automatisch de deur uit gaan.
Voor wie periodiek factureren zin heeft
Voorspelbare omzet vraagt om voorspelbare facturatie. Vergeet je een maand, dan mis je cashflow. Typ je elke keer opnieuw, dan ontstaan fouten: oude periode, oude prijs, verkeerde klantgegevens.
Typische situaties: tuinonderhoud per maand, CV-service per jaar, schoonmaak per week, software of hosting per maand, en vaste bijdragen. Zie ook onderhoudscontract factureren en vaste klanten factureren.
Zet je vaste klanten op een reeks
Eén keer instellen, daarna op schema. 14 dagen Pro. Daarna Free of Pro voor €15/m. Maandelijks opzegbaar.
Praktijkvoorbeelden (kort)
Vijf situaties die vaak op een reeks landen. Uitgewerkte bedragen en regels: voorbeeld periodieke factuur.
- Onderhoudscontract: maandelijks CV-onderhoud met periode-tag
- Abonnement: hosting of software per maand met vaste regel
- Maandelijkse dienstverlening: schoonmaak of boekhoudsupport
- Huur: ruimte of materiaal per maand of kwartaal
- Servicecontract: jaarlijkse keuring of halfjaarlijkse inspectie
Praktijkvoorbeeld: maandelijks onderhoud
Een installateur factureert maandelijks onderhoud aan een VvE. Eén reeks, elke 1e van de maand:
- Onderhoud CV + servicebezoek: €189
- Voorrijkosten (vast in contract): €42
- BTW 21%: €48,51
- Totaal incl. btw: €279,51
- Omschrijving met tag: Onderhoud {maand-jaar}
Zo werkt het in Ovora
Ga naar Facturen → Periodiek en start een reeks (blanco of vanaf een bestaande factuur). Kies frequentie, startdatum, einde (doorlopend, na N facturen of op een datum) en verzendmodus: eerst goedkeuren of automatisch versturen.
Periode-tags zoals {maand} of {maand-jaar} vullen de juiste periode in de regelomschrijving. Op het overzicht zie je reeksen, komende facturen en de goedkeuringswachtrij. Pauzeren, hervatten, overslaan en een prijswijziging inplannen kan op de reeks zelf.
- Frequentie: wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks
- Controle: standaard eerst goedkeuren, optioneel volledig automatisch
- Betalen: iDEAL-betaallink meenemen (Pro / proefperiode), zie iDEAL-facturen
- Openstaand: herinneringen vanuit openstaande posten, zie betaalherinnering
Veelgemaakte fouten
Vermijd deze valkuilen bij terugkerende facturen:
- Elke maand handmatig kopiëren zonder periode aan te passen
- Automatisch versturen zonder ooit de PDF te controleren
- Prijsverhoging mondeling doorgeven zonder de reeks bij te werken
- Dubbele reeks starten terwijl de oude nog loopt
- Geen startdatum afstemmen op de al verstuurde bronfactuur
Wat Ovora (nog) niet is
Periodieke facturen zijn geen SEPA-incasso en geen volledig abonnementen-CRM. Je krijgt geplande facturen met PDF en optioneel iDEAL. Uitgebreide boekhouding en incasso blijven bij je boekhouder of een later pad op de roadmap.
Wil je eerst losse documenten? Begin bij factuur maken of online factureren. Handleidingen: periodieke facturen instellen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen periodieke en terugkerende facturen?
In de praktijk hetzelfde: facturen die volgens een vast schema terugkomen. Ovora noemt de functie Periodieke facturen. Zoektermen als terugkerende of automatische facturen wijzen naar dezelfde workflow.
Kan Ovora volledig automatisch factureren?
Ja, per reeks kies je Automatisch versturen bij het starten. Standaard staat Eerst goedkeuren aan: concepten landen in de wachtrij en gaan pas de deur uit na jouw akkoord.
Krijgt elke periodieke factuur een Mollie-betaallink?
Ja, als online betalen actief is (Pro of proefperiode) en de betaallink op de reeks aan staat. Free heeft geen Mollie-betaalknop. Lukt de link niet, dan komt de factuur in de wachtrij in plaats van stil te verdwijnen.
Werken betaalherinneringen automatisch bij periodieke facturen?
Openstaande periodieke facturen verschijnen tussen je andere openstaande posten. Handmatige herinneringen werken altijd; automatische herinneringen volgen je factuurinstellingen (Pro). Zie betaalherinnering en de help over herinneringen.
Kan ik pauzeren, hervatten of stoppen?
Ja. Pauzeer tijdelijk (optioneel tot een hervatdatum), hervat wanneer het werk weer loopt, of stop definitief. Verstuurde facturen blijven staan. Archiveren kan na stoppen of voltooien. Eén periode overslaan kan vanuit de wachtrij.
Kan ik een einddatum of stop na N facturen instellen?
Ja. Bij het starten (en later onder Instellingen op de reeks) kies je doorlopend, stop op een datum, of stop na een aantal facturen.
Kan ik vanaf een bestaande factuur een reeks maken?
Ja. Open een verstuurde factuur en kies Maak periodiek, of start blanco onder Facturen → Periodiek. Controleer de startdatum zodat je de bronperiode niet dubbel factureert.
Wat gebeurt er als mijn Ovora-abonnement verloopt of mijn account dichtgaat?
Bij een gesloten account pauzeren actieve reeksen en stopt de cron. Bij Free of een beperkt abonnement blijven reeksen bestaan, maar verzenden volgt de verzendlimiet: boven de limiet landen facturen in de wachtrij tot je ruimte hebt of upgradet.
Factureer ik vooraf of achteraf?
Beide kan. Vooraf helpt je cashflow; achteraf voelt voor veel klanten eerlijker na geleverd werk. Leg de keuze vast in het contract en kies de startdatum daarop.
Werken iDEAL en herinneringen ook bij periodieke facturen?
Ja. Elke gegenereerde factuur is een gewone factuur: met betaallink (als online betalen actief is) en later herinneringen vanuit openstaande posten. Free heeft geen Mollie-betaalknop; tijdens 14 dagen Pro of op Pro wel.
Gerelateerde pagina's
- Voorbeeld periodieke factuur: zo ziet een reeks eruitEen periodieke factuur is een gewone factuur die Ovora volgens schema maakt: zelfde klant, regels en btw, met de juiste periode in de omschrijving. Hieronder vijf praktijkvoorbeelden. De preview toont een echte Ovora-factuur-PDF (fictieve demogegevens), geen nagemaakte app-screenshot.
- Onderhoudscontracten die wél betaald wordenOnderhoudscontracten factureer je per periode, met object, frequentie en een duidelijke lijst van wat wel of niet is inbegrepen. Extra bezoeken of onderdelen zet je als aparte regels. Periodieke facturen met favoriete regels maken je inkomsten voorspelbaar zonder elke maand opnieuw te typen.
- Vaste klanten, vaste flow, minder typwerkVaste klanten verdienen snelle, consistente facturen met hergebruikte gegevens en favoriete regels, zonder dat het slordig wordt. Controleer periodiek adres, mailadres en btw-nummer. Bij periodiek werk zet je de periode expliciet op elke factuur en stuur je een betaalknop (iDEAL) mee.
- Factuursoftware voor offertes, facturen en iDEALFactuursoftware helpt je om facturen met klantgegevens, regels, nummering en btw op ??n vaste plek te maken. Je verstuurt een nette factuur direct na oplevering, volgt de status en houdt de broninformatie bij elkaar. Dat is praktischer dan losse Excel-bestanden, vooral wanneer je meerdere klussen en klanten naast elkaar hebt.
- Online factureren waar je ook werktOnline factureren is cloudwerk: in de browser, op de zaak of na de klus, met vaste nummers en status, zonder lokale Word-bestanden. Deel een factuurlink per e-mail of chat. Ovora ondersteunt online betalen met een betaalknop (iDEAL), zodat openstaande posten sneller dichtgaan.
- iDEAL-facturen voor ondernemers en vakmenseniDEAL op je factuur verkort de weg naar betaling: de klant opent de factuurpagina en betaalt online. Ovora ondersteunt online betalen met een betaalknop (iDEAL) en werkt de status bij als de betaling binnen is, minder achter bankoverschrijvingen aan.
- Betaalherinneringen die wél worden geopendEen betaalherinnering noemt factuurnummer, openstaand bedrag, vervaldatum en hoe de klant kan betalen. Blijf zakelijk en feitelijk. In Ovora stuur je herinneringen vanuit openstaande posten, met een betaalknop (iDEAL) erbij.
- Openstaande facturen onder controleOpenstaande facturen zijn omzet die nog niet binnen is. Bekijk wekelijks wat vervallen is, stuur een herinnering met betaallink, en markeer wat betaald is. Ovora toont status op je dashboard en ondersteunt online betalen met een betaalknop (iDEAL).
- Factuur maken: stappen die kloppenEen factuur maken begint met een duidelijke klant, een unieke nummering en regels die beschrijven wat je hebt geleverd. Controleer daarna datum, btw-instelling, betaaltermijn en totaal voordat je verstuurt. Vanuit een geaccepteerde offerte neem je de prijsopbouw over zonder dubbel werk.
Handige rekentools
- Betaaltermijn CalculatorBepaal tot wanneer je klant moet betalen. Helder voor herinneringen en opvolging.
- Winst CalculatorVul omzet en kosten in en zie direct je resultaat. Handig voor een snelle check per maand of per klus.
- BTW CalculatorReken snel btw bij of haal btw uit een bedrag. Handig bij offertes, facturen en prijsafspraken.
Meer uitleg in het Helpcentrum
Nooit meer een maandfactuur vergeten
Start gratis. 14 dagen Pro, daarna Free of Pro voor €15/m. Stel vandaag je eerste periodieke reeks in.
14 dagen Pro. Daarna Free of Pro voor €15/m. Maandelijks opzegbaar.